ЧЕМ ОСНАСТИТЬ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ?

ЧТО ВХОДИТ В «МИНИМАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ НАБОР»?

Развитие информационных технологий приводит к тому, что с каждым годом уровень запросов растет, пользователям уже недостаточно простого комплекта «ноутбук + DVD + проектор + экран + микрофон + колонки». Клиенты могут попросить записать мероприятие на DVD, организовать трансляцию выступлений на дополнительном экране или подключить отдельный монитор для президиума. Давайте разберемся, что же необходимо в первую очередь, а какие возможности можно сделать опциональными.

В любом конференц-помещении прежде всего требуются средства отображения информации. Выбор конкретных устройств зависит от конфигурации зала и бюджета проекта; обычно используется хорошо зарекомендовавшая себя пара «проектор + экран». В конференц-залах в отличие от переговорных нередко требуется более мощные проекторы, иногда (например, если зал очень широкий и длинный) помимо основного экрана устанавливаются дополнительные — чтобы зрителям, находящимся на последних рядах или боковых местах, было комфортно работать с визуальной информацией. Дополнительные дисплеи могут дублировать информацию или отображать справочные данные (расписание выступлений, статичные схемы и т. д.). Это могут быть жидкокристаллические или плазменные панели на подвижных стойках либо дополнительные экраны с проекторами, закрепленные под потолком.

Некоторые экраны могут усиливать падающий свет или повышать контрастность изображения для работы в сильно освещенном зале. В больших залах предпочтение следует отдавать моторизованным экранам — они автоматически убираются в корпус после работы. Конкретная конфигурация и расположение устройств отображения выбирается только после предварительного обследования помещения.

Аналогично обстоит дело и со звуковым оборудованием. Участники конференции или семинара должны не только видеть, но и слышать доклады выступающих и дополнительные аудиоматериалы, причем слышать, не напрягаясь. Как правило, в конференц-залах и переговорных делают двойную звуковую систему. Первая часть — так называемая система public address, предназначенная для работы с проводными и радиомикрофонами, для озвучивания обычных аудио- и видеозаписей. Вторая часть — аппаратура для озвучивания материалов, записанных в современных звуковых стандартах: Dolby Digital, DTS и т. д. Материал, подготовленный организаторами, призван оказать определенное воздействие на публику, поэтому качество звука очень важно. С учетом того, что стоимость комплекта звукового оборудования Hi-End может варьироваться от нескольких тысяч до десятков тысяч долларов, к вопросу звукового оснащения необходимо подходить творчески, чтобы, с одной стороны, достаточно быстро окупить затраты, а с другой, чтобы не пришлось краснеть перед гостями за плохое качество звука.
Третья составляющая — источники информации. Клиенты должны иметь возможность подключить свои компьютеры или ноутбуки. Если гости принесли DVD, значит, необходим DVD-проигрыватель или компьютер, чтобы прочитать информацию на дисках. В конференц-зале обязательно должен быть набор устройств для чтения информации со всех возможных типов носителей, включая магнитофонные аудиокассеты и flash-карты.

Оборудование для протоколирования пока не входит в минимально необходимый комплект, но вскоре обязательно будет в него включено. На конференции или семинаре люди слушают доклады, смотрят видеостены с иллюстрациями к ним и хотят сохранить эту информацию в виде аудио- или видеозаписей.

Очень важной составляющей оснащения конференц-зала является система коммутации. Именно она отвечает за качество и правильность передачи видео- и звуковой информации, за удобство использования всего оборудования комплекса, за возможности его расширения и модернизации. Если комплекс достаточно сложен, применяется внешняя система управления. Она позволяет осуществлять коммутацию и настройку устройств с единого пульта (сенсорной панели или компьютера), не прибегая к сложным манипуляциям с множеством аппаратов. При выборе конкретной реализации основным критерием считается удобство работы участников мероприятий, чтобы им было понятно, как всей этой техникой пользоваться.